Le service administration de l’iLM, composé de 11 agents permanents, participe au soutien et au bon fonctionnement du laboratoire et de ses projets. Il a pour vocation d’accompagner au quotidien les personnels dans leurs activités scientifiques et techniques.
Il assure l’interface et travaille en étroite relation avec les services administratifs de l’Institut de Physique du CNRS, la Délégation Régionale Rhône Auvergne du CNRS et de l’Université Claude Bernard Lyon 1.
Le service administratif de l’ILM est organisé en 3 pôles : Accueil, Finances, Ressources Humaines
Le pôle Accueil gère :
- l’accueil du laboratoire,
- la réception et l’envoi des colis pour l’iLM et d’autres unités proches
- les clés des salles communes
- la prise en charge du nettoyage des vêtements de travail,
- les fournitures de bureau pour l’unité
Le pôle Finances est chargé de la préparation, de la mise en place, de l’exécution et du contrôle du budget de l’institut Lumière Matière.
Il traite tous les actes financiers et comptables, notamment les financements liés à l’activité contractuelle des équipes et pôles de recherche. Il accompagne et conseille au quotidien, dans le domaine financier, tous les personnels dans leurs activités scientifiques :
- Manifestations scientifiques : Colloques, Ecoles, Journées thématiques, … organisés par les membres de l’iLM.
- IEA (International Emerging Actions), …
- Tous les contrats de recherche ANR, Europe, Fondation, Région, Industrie, Prestations de service : avec programmation financière, suivi annuel-pluriannuel et justification …
Le pôle Ressources Humaines assure le suivi administratif des affaires de la direction. Il a en charge, la gestion administrative des dossiers personnels permanents et non permanents de l’iLM. Il conseille et informe les agents dans son domaine d'activité, assure le lien entre les agents et les services RH des tutelles. Il participe à l’accueil de 150 stagiaires par an et gère en parallèle la localisation géographique, les accès, les clés.
The iLM's administration department, composed of 11 permanent staff members, participates in the support and smooth running of the laboratory and its projects. Its mission is to provide daily support to the staff in their scientific and technical activities.
It interfaces and works closely with the administrative services of the Institut de Physique du CNRS, the Délégation Régionale Rhône Auvergne du CNRS and the Université Claude Bernard Lyon 1.
The ILM's administrative department is organised into three divisions: Reception, Financials, Human Resources
The Reception Unit manages :
- the reception of the laboratory,
- the reception and dispatch of parcels for the iLM and other nearby units
- the keys to the common rooms
- the cleaning of work clothes,
- the office supplies for the laboratory
The Finance Unit is responsible for preparing, implementing and controlling the budget of the Lumière Matière Institute.
It deals with all financial and accounting matters, in particular the financing of the contractual activities of the research teams. It provides daily financial support and advice to all staff in their scientific activities:
- Scientific events: Colloquia, Schools, Thematic Days, etc. organised by iLM members.
- IEA (International Emerging Actions), ...
- All research contracts: ANR, Europe, Foundation, Region, Industry, Services: with financial programming, annual and multiannual follow-up and justification...
The Human Resources Unit is responsible for the administrative follow-up of the Directorate's affairs. It is in charge of the administrative management of the permanent and non-permanent personnel files of the IML. It advises and informs staff in its field of activity and acts as a link between staff and the HR departments of the supervisory authorities. He is involved in the reception of 150 trainees per year and manages in parallel the geographical location, access and keys.